Lean management w kawiarni na przykładzie Starbucks’a

Czy kupując kawę w kawiarni płacimy tylko za zaparzone ziarna w filiżance lub kubku? Czy też raczej za to, że możemy się zatrzymać, wygodnie usiąść, popatrzeć na przechodniów przez witrynę albo w spokoju poczytać książkę przy stoliku?

Co jest takiego w kawie, że tak dobrze nam się kojarzy, że to przy niej odbywają się najprzyjemniejsze pogawędki, wynurzenia i zwierzenia?

Kawa to tylko pretekst.

Lean management a kawiarnia
Lean management a kawiarnia

To kotwica, która trzyma nas w jednym miejscu i nie pozwala biec do dalszych obowiązków. To – owszem – mocny, wspaniały smak, ale także przyjemność obserwowania obsługi, gdy sprawnie obsługuje młynek (a przy tym jaki roznosi się zapach!) i przyrządza dla nas gorący napój wyuczonymi przez lata (lub choćby miesiące) gestami.

Czy w taki świat można wprowadzić procedury, które usprawnią działanie kawiarni? Czy nie zniszczymy tego uroku, tej romantycznej otoczki i tej całej przyjemności?

Nic podobnego!

Co więcej, najczęściej ta sprawność baristów, ta wygoda krzeseł i ten zachęcający wystrój kawiarni są efektem długich godzin pracy specjalistów, którzy zastanawiali się, co jeszcze można zmienić, by nasza przyjemność z picia kawy w danym miejscu była jeszcze większa i – co za tym idzie – byśmy chcieli do niego wracać.

Tak dalece odbiegliśmy (pozornie) od głównego tematu, że najwyższa pora go przedstawić: lean management w zarządzaniu kawiarnią. Czemu służy, jakie ulepszenia może wprowadzić i jak nie stracić przy tym niepowtarzalnego charakteru kawiarni?

Czym jest lean management i 5 pierwszych kroków do jego wdrożenia w kawiarni

Lean management to, najprościej rzecz ujmując, metoda zarządzania polegająca na zredukowaniu wszelkiego marnotrawstwa, a także skupieniu całej energii na tworzeniu produktu (lub usługi) najwyższej jakości.

Kluczowe będzie tu określenie wartości widzianej oczami klienta (a nie na przykład właściciela lub menedżera). Kierunek zmian wytycza 5 zasad lean management: określenie wartości dla klienta, opisanie strumienia wartości, zapewnienie ciągłego przepływu, wdrożenie systemu ciągnącego i dążenie do perfekcji. Jeśli interesują Cię bardziej techniczne podejście do tego co to jest lean zapraszam pod ten adres ochmalina.pl/czym-jest-lean-management gdzie poznasz szczegóły na temat lean managemen i jego otoczenia.

Jak wdrożyć te zasady w zarządzaniu kawiarnią?

5 zasad lean management w zarządzaniu kawiarnią

Określając, jakie czynniki stanowią wartość dla klienta, warto odpowiedzieć sobie na pytania:

  1. Czego chce klient?
  2. Czy tylko kawy, czy też smacznej, pobudzającej pachnącej kawy?
  3. A może przede wszystkim chce spędzić spokojną chwilę w miłym miejscu?

Kolejnym krokiem jest opisanie strumienia wartości, czyli analiza całego procesu tworzenia usługi. Jeśli któraś z czynności w jego toku nie dodaje wartości, to uznajemy ją za marnotrawstwo, które należy wyeliminować.

W następnym etapie pracujemy nad tym, by przepływ wartości był ciągły, bez przestojów i opóźnień (które również uznajemy za marnotrawstwo). Ustalamy też stosowanie systemu ciągnącego, który wymaga, by czekać na moment, gdy usługa lub produkt będą potrzebne, co zapobiega nadprodukcji (która także jest marnotrawstwem).

Piąty krok, dążenie do doskonałości, wymaga od nas samozaparcia i stosowania wdrożonych wcześniejszych kroków oraz bezustannego szukania nowych, lepszych rozwiązań.

Jakie korzyści można osiągnąć z wdrożenia koncepcji lean management w kawiarni?

Koncepcja lean management początkowo wykorzystywana była w zakładach produkcyjnych i tutaj ma długą tradycję. Okazała się jednak na tyle uniwersalna, że zaczęto ją także wdrażać w innych branżach. W usługach jest stosunkowo nowa, co stwarza o wiele większe możliwości.

Jakie więc korzyści można odnieść z wdrożenia metody lean w zarządzaniu kawiarnią?

  • Oszczędności rzędu nawet 20% w pierwszym roku po wdrożeniu,
  • Skrócenie czasu wytwarzania usług i produktów nawet o 40%,
  • Zmniejszenie zapasów nawet o 30%,
  • Podniesienie jakości produktów i usług,
  • Poprawa cash flow,
  • Zwiększenie zaangażowania pracowników w dążeniu do perfekcji.
Lean management w kawiarnii Starbucks
Lean management w kawiarnii Starbucks

Starbucks w wersji lean management

Jedną z firm, które zarządzane są metodą lean management, jest Starbucks, dlatego posłużymy się tu kilkoma przykładami z tej kawiarni. Przypomnijmy sobie ostatnią wizytę w tym lokalu…

Wygodnie, czysto i przyjemnie. Miła, rozmowna i pomocna obsługa. Przeogromny wybór kaw. Szybko zmniejszająca się kolejka.

To nie może być przypadek!

Zobaczmy, w jaki sposób osiągnięto taki stan rzeczy na kilku przykładach.

Jak skrócić czas przyrządzania kawy?

Jednym z problemów, przed którymi stanęła firma Starbucks podczas wdrażania koncepcji lean, była konieczność skrócenia czasu parzenia jednej kawy. Co więcej, w czasie jej przyrządzania obsługa powinna uciąć z klientem krótką pogawędkę.

Czy to się udało?

  1. Potrzebne akcesoria i produkty zostały przestawione w miejsca lepiej dostępne,
  2. Zmieniono kolejność poszczególnych czynności,
  3. Najczęściej używane syropy przystawiono najbliżej,
  4. Dodatki takie jak bita śmietana, czekolada i karmel zostały przestawione w miejscu wydawania kawy (ich dodanie stanowi ostatni krok w przyrządzaniu kawy).

Efekt: czas przyrządzania kawy skrócono z minuty i kilku sekund do… 16 sekund!

Jak połączyć romantyczną otoczkę z automatyzacją? Lean management i tworzenie atmosfery

Poszukując rozwiązań na skrócenie czasu przyrządzania kawy i na zautomatyzowanie ruchów, nie trudno wpaść na pomysł zastosowania ekspresów na zmieloną kawę. Tu jednak pojawił się kolejny problem. Klienci przychodząc do kawiarni oczekują tego, że kawa będzie świeżo mielona, a zapach ziaren będzie się rozchodził po całym pomieszczeniu.

Wobec takiej sytuacji postanowiono wrócić do stosowania młynków do kawy, a korzystanie z nich zostało usprawnione przez odpowiednie ustawienie (na ladzie, by nie trzeba było się do nich schylać ani po nie sięgać) i oznakowanie opakowań (by rodzaj kawy był od razu widoczny).

Podobne rozwiązania wdraża jedna z pod poznańskich firm realizująca szkolenia i wdrożenia lean management firma smartlean.pl, która na swoim blogu przekazuje relację z wdrożeń lean management w różnego rodzaju przedsiębiorstwach. Ciekawe czy mieli okazję wdrażać lean w kawiarni ; )

Lean management w kawiarni
Lean management w kawiarni

80 tysięcy rodzajów kaw i bezbłędne przyrządzanie

Wspomniana kawiarnia Starbucks oferuje około 80 000 różnych kombinacji kaw. Czy to w ogóle możliwe, by zapamiętać je wszystkie i – co ważniejsze – podać zgodnie z życzeniem? Okazuje się, że jest to… całkiem proste – dzięki doskonałemu systemowi.

Na kubkach znajdują się napisy z poszczególnymi „warstwami”:

  1. Decaf (bezkofeinowa)
  2. Shots (porcje)
  3. Milk (mleko)
  4. Custom (na zamówienie)
  5. Drink (napój).

Obsługa zaznacza, skreśla lub uzupełnia składniki zgodnie z życzeniem klienta i w ten sposób powstaje jedna z 80 000 kombinacji.

Dajcie znać jakie są Wasze opinie na temat wykorzystania lean management w kawiarniach na całym świecie.

Dodaj swoją opinie

Navigate